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Gerenciamento da rotina no dia a dia

Publicado em 13 de outubro, 2020

Seus colaboradores reclamam que apagam incêndios o dia todo durante o trabalho? Dizem que não conseguem realizar as atividades que havia previsto para o seu dia porque tiveram muitos imprevistos? Você percebe que eles estão cada vez mais cansados e estressados pelo acúmulo de atividades por fazer? Se sim, este artigo é para você.

Resolver as perguntas citadas acima pode ser muito fácil, se as ferramentas e metodologias corretas forem aplicadas, e por isso vamos conversar mais sobre Gerenciamento da Rotina Diária (GRD).

GRD é um método que abrange diversas ferramentas com o objetivo de organizar a rotina de trabalho de uma empresa e/ou de seus colaboradores, a fim de, segundo Vicente Falconi no seu livro Gerenciamento da Rotina do Trabalho no dia a dia, atingir-se metas.

Ou seja, o primeiro passo para parar de apagar incêndios é definir qual meta deve ser alcançada. Estas metas podem ser metas de melhoria: que consistem em estabelecer novos padrões ou modificar os padrões existentes, um exemplo é a melhoraria uma planilha que você perde muito tempo preenchendo ao invés de usar fórmulas que tornem a atividade mais rápida; ou metas padrão: nas quais é necessário cumprir os padrões existentes, um exemplo claro seria seguir alguma atividade de acordo com o mapeamento de processos.

Vale ressaltar que as metas não precisam ser individuais, podemos ter metas do setor, nas quais cada pessoa que participa dessa equipe é responsável por atividades que vão possibilitar o alcance da meta estabelecida.

Desta forma, assim que as metas forem definidas, não haverá nada mais urgente do que eliminar as anomalias da empresa, afinal, todas as perguntas iniciais são causadas por elas, que nas palavras de Falconi, são todos os eventos que fogem do normal.

Isso nos leva ao segundo passo: identificar quais são os pontos críticos que levam a mudança da rotina, com o objetivo de corrigi-los. Independentemente de como esta ação será executada é essencial que ao final desta etapa esteja claro como, quando e quem deve realizar cada atividade. Desta forma, caso as metas não sejam atingidas, poderemos identificar e corrigir facilmente as anomalias de acordo com a padronização prevista.

 

No terceiro passo é necessário acompanhar e controlar as atividades, ou seja, precisamos gerir as atividades no dia a dia, controlá-las para ter certeza que será possível executar todas as ações previstas de forma que a meta estipulada possa ser alcançada.

Se percebermos que a ocorrência de alguma anomalia persistiu devemos incluir uma quarta etapa: Modificar/adaptar a rotina, esta etapa serve para que ocorram melhorias na rotina de forma que todos os eventos que fugiram da padronização possam ser alinhados de forma que não ocorram mais.

Em suma, aplicar esse método na sua empresa ajuda a resolver problemas que estão ligados a execução de atividades, essa é a saída ideal se a sua empresa possui uma estrutura organizacional clara, onde todos sabem suas atribuições, e/ou, se a sua empresa possui o mapeamento de todos os processos, pois com uma dessas ferramentas pode-se delegar as atividades de forma clara e objetiva através do GRD, o que permitirá maior eficácia da sua empresa fazendo com que o alcance das metas estabelecidas seja uma realidade.

Artur Medeiros de A. Nunes é engenheiro de produção, consultor e diretor da NOV4 Gestão Empresarial. Também é sócio da All BPO Financeiro.

 


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